Werkzeugliste erstellen: kostenlose Excel-Vorlage

Die meisten Betriebe wissen ungefähr, was sie besitzen. Ungefähr reicht, bis der erste Winkelschleifer verschwindet, eine Prüfung überfällig wird oder die Versicherung nach der Seriennummer fragt. Dieser Text zeigt, wie eine brauchbare Werkzeugliste aussieht — und wo Excel an seine Grenzen kommt.

Was in eine Werkzeugliste gehört

Eine Liste, die nur Bezeichnung und Anzahl enthält, beantwortet keine der Fragen, wegen derer man sie führt. Diese Angaben tragen im Alltag:

• Inventarnummer — die Verbindung zwischen Zeile und Gerät. Am besten als Aufkleber am Werkzeug.
• Seriennummer — bei Diebstahl das Einzige, womit die Versicherung etwas anfangen kann.
• Anschaffungsdatum und Preis — Grundlage für Abschreibung und für die Frage, was der Bestand wert ist.
• Standort und aktueller Nutzer — die Angabe, die am schnellsten veraltet und am häufigsten gebraucht wird.
• Letzte und nächste Prüfung — damit Fristen auffallen, bevor sie verstrichen sind.
• Garantieende — verhindert, dass eine Reparatur bezahlt wird, die noch abgedeckt wäre.

Erst nummerieren, dann erfassen

Der häufigste Fehler ist, die Liste am Schreibtisch anzulegen und die Geräte später zuzuordnen. Umgekehrt funktioniert es: Zuerst jedes Werkzeug mit einer Nummer bekleben, dann von Gerät zu Gerät gehen und eintragen. Wer mit der Tabelle beginnt, hat am Ende Zeilen, zu denen kein Gerät mehr auffindbar ist.

Kategorien grob halten

Zwanzig Kategorien klingen ordentlich und werden nach zwei Monaten nicht mehr gepflegt. Fünf bis acht reichen: Elektrowerkzeug, Handwerkzeug, Messgeräte, Leitern und Gerüste, Maschinen, Sonstiges. Feiner unterscheiden lässt sich später über die Bezeichnung.

Wo Excel aufhört zu funktionieren

Eine Tabelle ist ein guter Anfang und ein schlechter Dauerzustand. Vier Punkte tauchen in jedem Betrieb auf, der es länger versucht hat:

1. Ab ein paar hundert Zeilen sieht man nichts mehr. Wie viele Bohrmaschinen habe ich? Was liegt in Fahrzeug 3? Welche Prüfung steht nächsten Monat an? Jede dieser Fragen wird zur Filter- und Scrollarbeit — und die Antwort stimmt nur, solange niemand seit dem letzten Speichern etwas geändert hat.
2. Sobald mehrere Leute eintragen, gibt es mehrere Fassungen. Welche stimmt, merkt man erst, wenn etwas fehlt.
3. Die Spalte „Aktuell bei“ ist nur so aktuell wie der letzte, der daran gedacht hat. Auf der Baustelle denkt niemand daran.
4. Prüftermine fallen nur auf, wenn jemand die Datei öffnet. Eine Tabelle erinnert nicht von sich aus.

Solange ein oder zwei Leute den Bestand verwalten, trägt die Vorlage. Ab etwa zehn Mitarbeitern kippt es — nicht weil Excel schlecht wäre, sondern weil eine Datei nicht mitbekommt, was auf der Baustelle passiert.