Werkzeugübergabe dokumentieren: Vorlage und Anleitung

Ein Akkuschrauber kommt mit gebrochenem Gehäuse zurück. War der schon vorher hin? Ohne Dokumentation steht Aussage gegen Aussage — und meistens zahlt der Betrieb. Ein Übergabeprotokoll kostet zwei Minuten und beendet diese Diskussion, bevor sie anfängt.

Was ins Protokoll gehört

• Wer übergibt und wer übernimmt — mit Datum.
• Welche Geräte, mit Inventar- und Seriennummer. Ohne Nummer ist später nicht klar, welcher von vier baugleichen Bohrschraubern gemeint war.
• Der Zustand bei Übergabe — und zwar beschrieben, nicht nur angekreuzt.
• Mitgegebenes Zubehör: Akkus, Ladegerät, Koffer, Sägeblätter. Das fehlt später am häufigsten.
• Beide Unterschriften.

Der Zustand ist das eigentliche Feld

„Gebrauchsspuren“ hilft niemandem. Was hilft, ist „Gehäuse an der Unterseite gerissen, Funktion einwandfrei“. Im Zweifel ein Foto dazu — auf dem Papierprotokoll notiert man die Dateinummer, digital hängt es direkt am Vorgang.

Rückgabe auf demselben Blatt

Der häufigste Fehler ist, für die Rückgabe ein zweites Dokument anzulegen. Dann liegen zwei Zettel in zwei Ordnern und keiner erzählt die ganze Geschichte. In der Vorlage steht der Rückgabe-Abschnitt deshalb unter der Übergabe — ein Blatt, ein Vorgang.

Wann Papier nicht mehr reicht

Solange ein paar Geräte pro Jahr den Besitzer wechseln, funktioniert der Ordner. Sobald Werkzeug täglich zwischen Baustellen wandert, wird das Protokoll zur Formalie, die niemand ausfüllt — und der Ordner beantwortet die einzige Frage nicht, die im Alltag zählt: Wo ist das Gerät jetzt gerade?